Η επιχείρησή σας έχει κέρδη. Γιατί δεν έχει χρήματα;

Πού δεσμεύεται η ρευστότητα μιας κερδοφόρας επιχείρησης

Μια επιχείρηση μπορεί να εμφανίζει κέρδη και ταυτόχρονα να δυσκολεύεται να καλύψει μισθοδοσία, προμηθευτές, φόρους ή μια νέα επένδυση. Η εικόνα αυτή δεν αποτελεί απαραίτητα αντίφαση. Το κέρδος και η διαθέσιμη ρευστότητα μετρούν διαφορετικά πράγματα και επηρεάζονται σε διαφορετικό χρόνο.

Το κρίσιμο ερώτημα για τη διοίκηση είναι πού βρίσκονται τα χρήματα που δεν εμφανίζονται στον τραπεζικό λογαριασμό. Μπορεί να παραμένουν σε ανεξόφλητα τιμολόγια, να έχουν δεσμευτεί σε αποθέματα, να έχουν χρησιμοποιηθεί για εξοπλισμό ή αποπληρωμή δανείων ή να χρειάζονται σύντομα για φορολογικές και άλλες υποχρεώσεις.

Η απάντηση απαιτεί σύνδεση του λογιστικού αποτελέσματος με τις πραγματικές εισπράξεις, πληρωμές και ανάγκες της επιχείρησής σας.

Γιατί το κέρδος δεν βρίσκεται πάντα στο ταμείο

Το κέρδος προκύπτει από τα έσοδα και τα έξοδα που αναγνωρίζονται σε μια περίοδο. Η κίνηση των χρημάτων ακολουθεί τις πραγματικές εισπράξεις και πληρωμές. Οι δύο χρονικές στιγμές συχνά διαφέρουν.

Αν εκδώσετε ένα τιμολόγιο σήμερα με πίστωση 60 ημερών, το έσοδο μπορεί να καταγραφεί πριν εισπραχθεί. Αν αγοράσετε εξοπλισμό, το μεγαλύτερο μέρος της πληρωμής μπορεί να φύγει άμεσα από τον λογαριασμό, ενώ η δαπάνη επιβαρύνει το αποτέλεσμα σταδιακά μέσω αποσβέσεων. Αν αποπληρώσετε κεφάλαιο δανείου, μειώνονται τα διαθέσιμα και η οφειλή, χωρίς η αποπληρωμή του κεφαλαίου να αποτελεί έξοδο της περιόδου.

Η κατάσταση ταμειακών ροών οργανώνει αυτές τις μεταβολές σε λειτουργικές, επενδυτικές και χρηματοδοτικές δραστηριότητες. Το Διεθνές Λογιστικό Πρότυπο 7 για τις καταστάσεις ταμειακών ροών προβλέπει, μεταξύ άλλων, τη συμφωνία του αποτελέσματος με τις πραγματικές ταμειακές κινήσεις μέσω προσαρμογών για μη ταμειακά στοιχεία και μεταβολές του κεφαλαίου κίνησης.

Γι’ αυτό μια καθαρή οικονομική εικόνα της επιχείρησης χρειάζεται να συνδυάζει αποτέλεσμα, υποχρεώσεις, απαιτήσεις και μελλοντικές ταμειακές ανάγκες. Η παρακολούθηση μόνο του τραπεζικού υπολοίπου ή μόνο του κέρδους αφήνει σημαντικά κενά.

Πώς ένας πελάτης επηρεάζει και το κέρδος και τη ρευστότητα

Η σύνδεση με την κερδοφορία του πελάτη είναι άμεση. Ένας πελάτης μπορεί να επηρεάζει την επιχείρησή σας με δύο διαφορετικούς τρόπους.

Πρώτον, μπορεί να περιορίζει το πραγματικό κέρδος όταν απαιτεί περισσότερες ώρες, διορθώσεις, υποστήριξη, εσωτερικό συντονισμό ή χρόνο έμπειρων στελεχών από όσο είχε υπολογιστεί στην τιμή. Το άρθρο της Econ για την πραγματική κερδοφορία μιας συνεργασίας εξηγεί πώς αυτά τα κόστη μπορούν να αλλάξουν ουσιαστικά το περιθώριο.

Δεύτερον, ο ίδιος πελάτης μπορεί να πιέζει τη ρευστότητα όταν πληρώνει μετά από 60, 90 ή περισσότερες ημέρες. Η επιχείρησή σας έχει ήδη καλύψει μισθούς, υλικά, υπεργολάβους και λειτουργικά έξοδα, αλλά η είσπραξη δεν έχει ακόμη πραγματοποιηθεί.

Έτσι, μια συνεργασία μπορεί να είναι κερδοφόρα μετά τον πλήρη υπολογισμό του κόστους και παρ’ όλα αυτά να απαιτεί σημαντική χρηματοδότηση μέχρι την είσπραξη. Μπορεί επίσης να συμβαίνει το αντίστροφο: μια γρήγορη είσπραξη να βελτιώνει προσωρινά το ταμείο, ενώ το πραγματικό περιθώριο της συνεργασίας παραμένει χαμηλό.

Πού μπορεί να έχουν δεσμευτεί τα χρήματα

1. Σε απαιτήσεις από πελάτες

Οι πωλήσεις έχουν καταγραφεί, αλλά τα τιμολόγια παραμένουν ανεξόφλητα. Όσο αυξάνονται οι ημέρες είσπραξης, τόσο περισσότερο κεφάλαιο χρηματοδοτεί η επιχείρησή σας για λογαριασμό των πελατών της.

2. Σε αποθέματα και παραγωγή σε εξέλιξη

Τα χρήματα έχουν χρησιμοποιηθεί για πρώτες ύλες, εμπορεύματα ή εργασίες που δεν έχουν ακόμη πουληθεί και εισπραχθεί. Το απόθεμα μπορεί να είναι απαραίτητο, αλλά η υπερβολική ή αργή κυκλοφορία του δεσμεύει ρευστότητα.

3. Σε προκαταβολές και έξοδα που πληρώθηκαν νωρίτερα

Ετήσιες συνδρομές, ασφάλειες, ενοίκια, προκαταβολές προμηθευτών και άλλες πληρωμές μπορεί να έχουν γίνει πριν επιβαρύνουν πλήρως το αποτέλεσμα της περιόδου.

4. Σε επενδύσεις και εξοπλισμό

Η αγορά μηχανημάτων, οχημάτων, λογισμικού ή άλλων παγίων απαιτεί άμεση ή σύντομη εκροή χρημάτων. Στο λογιστικό αποτέλεσμα, όμως, η σχετική επιβάρυνση συνήθως κατανέμεται σε περισσότερες περιόδους μέσω αποσβέσεων.

5. Σε αποπληρωμές δανείων

Η πληρωμή τόκων επηρεάζει το αποτέλεσμα. Η αποπληρωμή του κεφαλαίου μειώνει τα διαθέσιμα και το υπόλοιπο του δανείου, χωρίς να αποτελεί λειτουργικό έξοδο. Μια επιχείρηση μπορεί επομένως να έχει κέρδος και ταυτόχρονα σημαντικές ταμειακές εκροές για εξυπηρέτηση χρηματοδότησης.

6. Σε φόρους, ΦΠΑ και άλλες υποχρεώσεις

Μέρος του τραπεζικού υπολοίπου μπορεί να προορίζεται για ΦΠΑ, φόρο εισοδήματος, ασφαλιστικές εισφορές, μισθοδοσία ή άλλες υποχρεώσεις. Η ύπαρξη χρημάτων στον λογαριασμό δεν σημαίνει ότι όλο το ποσό είναι ελεύθερο για επένδυση ή διανομή.

7. Σε αναλήψεις ή διανομές προς τους ιδιοκτήτες

Οι αναλήψεις ενός επιχειρηματία ή οι διανομές προς τους ιδιοκτήτες μειώνουν τα διαθέσιμα. Αν δεν εντάσσονται σε ταμειακό σχεδιασμό, μπορεί να δημιουργηθεί πίεση ακόμη και όταν το αποτέλεσμα παραμένει θετικό.

Η ACCA επισημαίνει ότι οι αυξήσεις σε αποθέματα και εμπορικές απαιτήσεις μπορούν να επιβαρύνουν τις ταμειακές ροές χωρίς να επηρεάζουν αντίστοιχα το κέρδος πριν από τον φόρο. Η εξήγηση φαίνεται αναλυτικά στον οδηγό της για τη συμφωνία κέρδους και ταμειακών ροών.

Ένα αριθμητικό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση εμφανίζει κέρδος 30.000 ευρώ για μια περίοδο. Η πρώτη εντύπωση είναι ότι τα διαθέσιμα θα έπρεπε να έχουν αυξηθεί κατά παρόμοιο ποσό. Η απλοποιημένη συμφωνία δείχνει διαφορετική εικόνα.

Το παράδειγμα είναι απλοποιημένο και έχει διοικητικό χαρακτήρα. Δείχνει όμως γιατί μια κερδοφόρα περίοδος μπορεί να ολοκληρωθεί με 5.000 ευρώ λιγότερα διαθέσιμα.

Το πρόβλημα στο συγκεκριμένο παράδειγμα δεν βρίσκεται σε ένα μόνο σημείο. Η επιχείρηση χρηματοδότησε πελάτες, αύξησε το απόθεμά της, επένδυσε σε εξοπλισμό, αποπλήρωσε δάνειο και πραγματοποίησε αναλήψεις. Κάθε κίνηση μπορεί να έχει λογική ξεχωριστά. Ο συνδυασμός τους, όμως, χρειάζεται προγραμματισμό.

Γιατί η ανάπτυξη μπορεί να πιέζει τη ρευστότητα

Η αύξηση των πωλήσεων συχνά απαιτεί περισσότερα χρήματα πριν δημιουργήσει περισσότερες εισπράξεις. Μπορεί να χρειαστείτε μεγαλύτερο απόθεμα, περισσότερους εργαζομένους, πρόσθετους υπεργολάβους, νέο εξοπλισμό ή υψηλότερες προκαταβολές προς προμηθευτές.

Αν οι πελάτες πληρώνουν αργότερα από τη στιγμή που εσείς καλύπτετε τα σχετικά έξοδα, δημιουργείται χρηματοδοτικό κενό. Η British Business Bank σημειώνει ότι η ανάπτυξη μπορεί να προκαλέσει προβλήματα ρευστότητας ακριβώς επειδή κάθε νέα πώληση χρειάζεται κεφάλαιο κίνησης, απόθεμα και συχνά πίστωση προς τον πελάτη. Η σχετική ανάλυση παρουσιάζεται στον οδηγό της για τη διαχείριση των ταμειακών ροών.

Η ανάπτυξη επομένως χρειάζεται δύο ελέγχους: αν οι νέες πωλήσεις αφήνουν ικανοποιητικό περιθώριο και αν η επιχείρηση διαθέτει τα χρήματα για να χρηματοδοτήσει τον χρόνο μέχρι την είσπραξη.

Τι αξίζει να παρακολουθείτε κάθε μήνα

Το τραπεζικό υπόλοιπο είναι μια φωτογραφία της συγκεκριμένης ημέρας. Η πρόβλεψη ταμειακών ροών δείχνει την πορεία. Για να είναι χρήσιμη, χρειάζεται να καλύπτει τουλάχιστον τον κύκλο από την πληρωμή των εξόδων μέχρι την είσπραξη από τους πελάτες και να ενημερώνεται όταν αλλάζουν τα δεδομένα.

Τι σημαίνει πρακτικά για την επιχείρησή σας

Ελεύθερος επαγγελματίας ή μικρή ατομική επιχείρηση

Δώστε έμφαση στις ανεξόφλητες αμοιβές, στις φορολογικές υποχρεώσεις, στις προσωπικές αναλήψεις και στις μεγάλες ετήσιες πληρωμές. Ένας απλός διαχωρισμός ανάμεσα σε λειτουργικά διαθέσιμα, χρήματα για φόρους και προσωπικές αναλήψεις μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την εικόνα.

Επιχείρηση με προσωπικό

Η μισθοδοσία και οι ασφαλιστικές υποχρεώσεις έχουν συγκεκριμένο χρόνο πληρωμής, ανεξάρτητα από το πότε θα εισπραχθούν οι πελάτες. Εξετάστε αν οι όροι πίστωσης προς τους πελάτες είναι συμβατοί με τον κύκλο των σταθερών υποχρεώσεων.

Επιχείρηση που αναπτύσσεται

Υπολογίστε πόσο κεφάλαιο κίνησης απαιτεί η αύξηση των πωλήσεων. Ελέγξτε χωριστά την κερδοφορία της ανάπτυξης, το ύψος των απαιτήσεων, την ανάγκη για απόθεμα και το χρονικό κενό μέχρι την είσπραξη.

Μεγαλύτερη επιχείρηση ή επιχείρηση με εσωτερικό λογιστήριο

Συνδέστε την κατάσταση αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό και τις ταμειακές ροές σε ένα σταθερό μηνιαίο πακέτο πληροφόρησης. Η διοίκηση χρειάζεται να βλέπει τις αποκλίσεις από την πρόβλεψη, την ηλικία απαιτήσεων και αποθεμάτων και την επίδραση των επενδυτικών και χρηματοδοτικών αποφάσεων.

Τι μπορείτε να κάνετε από τώρα

1. Συμφωνήστε το κέρδος με τη μεταβολή των διαθεσίμων. Εντοπίστε ποιες μεταβολές εξηγούν τη διαφορά.
2. Χωρίστε τις ταμειακές κινήσεις. Διακρίνετε τη βασική λειτουργία, τις επενδύσεις και τη χρηματοδότηση.
3. Καταγράψτε τις εισπράξεις με ρεαλιστικές ημερομηνίες. Χρησιμοποιήστε την πραγματική συμπεριφορά πληρωμών των πελατών και όχι μόνο τους συμβατικούς όρους.
4. Εντάξτε όλες τις υποχρεώσεις στην πρόβλεψη. Συμπεριλάβετε μισθοδοσία, προμηθευτές, φόρους, ΦΠΑ, εισφορές, δάνεια και προγραμματισμένες επενδύσεις.
5. Εξετάστε τους πελάτες που απορροφούν κεφάλαιο. Συνδυάστε την κερδοφορία τους με τις ημέρες είσπραξης και τον κίνδυνο καθυστέρησης.
6. Ελέγξτε αποθέματα και αγορές. Εντοπίστε αργά κινούμενα είδη, υπερβολικές παραγγελίες και αγορές που μπορούν να προγραμματιστούν διαφορετικά.
7. Δοκιμάστε ένα δυσμενές σενάριο. Εξετάστε τι συμβαίνει αν ένας μεγάλος πελάτης καθυστερήσει, οι πωλήσεις μειωθούν ή μια σημαντική πληρωμή έρθει νωρίτερα.
8. Διορθώστε την αιτία πριν αναζητήσετε χρηματοδότηση. Ένα δάνειο μπορεί να καλύψει προσωρινά ένα κενό. Αν η αιτία είναι χαμηλό περιθώριο, αργές εισπράξεις ή υπερβολικό απόθεμα, χρειάζεται παράλληλα λειτουργική διόρθωση.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Econ

Συχνές ερωτήσεις

Πώς γίνεται μια επιχείρηση να έχει κέρδη αλλά όχι διαθέσιμα χρήματα;

Το κέρδος καταγράφει έσοδα και έξοδα της περιόδου, ενώ τα διαθέσιμα επηρεάζονται από το πότε πραγματοποιούνται οι εισπράξεις και οι πληρωμές. Ανεξόφλητες απαιτήσεις, αυξημένα αποθέματα, επενδύσεις, αποπληρωμές δανείων και αναλήψεις μπορούν να μειώσουν τη ρευστότητα μιας κερδοφόρας επιχείρησης.

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο κέρδος και στη ρευστότητα;

Το κέρδος δείχνει αν τα έσοδα μιας περιόδου υπερβαίνουν τα σχετικά έξοδα. Η ρευστότητα δείχνει αν η επιχείρηση διαθέτει τα χρήματα που χρειάζεται, στον χρόνο που τα χρειάζεται, για να καλύψει τις υποχρεώσεις της.

Μπορεί ένας πελάτης να μειώνει και το κέρδος και τη ρευστότητα;

Ναι. Ένας πελάτης μπορεί να μειώνει το πραγματικό περιθώριο όταν απαιτεί δυσανάλογο χρόνο και πρόσθετη εξυπηρέτηση. Αν παράλληλα καθυστερεί τις πληρωμές, η επιχείρηση χρηματοδοτεί για μεγαλύτερο διάστημα το κόστος της συνεργασίας και πιέζεται η ρευστότητά της.

Η αύξηση του τζίρου βελτιώνει πάντα τη ρευστότητα;

Όχι απαραίτητα. Η ανάπτυξη μπορεί να απαιτεί περισσότερο απόθεμα, προσωπικό, προκαταβολές, εξοπλισμό και πίστωση προς πελάτες. Αν οι σχετικές πληρωμές προηγούνται των εισπράξεων, ο υψηλότερος τζίρος αυξάνει προσωρινά την ανάγκη για κεφάλαιο κίνησης.

Τι πρέπει να παρακολουθεί μια επιχείρηση κάθε μήνα;

Χρειάζεται να παρακολουθεί το κέρδος, τις ταμειακές ροές από τη βασική λειτουργία, τις ανεξόφλητες απαιτήσεις, τα αποθέματα, τις υποχρεώσεις, τις δόσεις χρηματοδότησης και μια κυλιόμενη πρόβλεψη εισπράξεων και πληρωμών.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Econ στη διαχείριση της ρευστότητας;

Η Econ μπορεί να υποστηρίξει την επιχείρησή σας με αξιόπιστη λογιστική πληροφόρηση, οικονομικές καταστάσεις, ανάλυση οικονομικών δεδομένων και προβλέψεις ταμειακών ροών. Η κατάλληλη προσέγγιση εξαρτάται από το μέγεθος, τη δραστηριότητα και τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Πρωτογενείς πηγές

• IFRS Foundation, IAS 7 Statement of Cash Flows, για την παρουσίαση και ταξινόμηση των ταμειακών ροών και τη συμφωνία του αποτελέσματος με τις ταμειακές κινήσεις.
• ACCA, Cash flow statements, για την επίδραση των αποθεμάτων, των απαιτήσεων και των υποχρεώσεων στη μετατροπή του κέρδους σε χρήμα.
• British Business Bank, What is cash flow and how do you manage it?, για τη διαφορά κέρδους και ταμειακών ροών και την επίδραση της ανάπτυξης στο κεφάλαιο κίνησης.
• British Business Bank, How to create a cash flow forecast in 4 steps, για την πρακτική οργάνωση μιας πρόβλεψης εισπράξεων και πληρωμών.

Το παρόν άρθρο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα. Η αξιολόγηση της ρευστότητας και των ταμειακών αναγκών χρειάζεται να βασίζεται στα πραγματικά δεδομένα και στις ιδιαίτερες συνθήκες κάθε επιχείρησης.